Manual de Usuario

AdministraRD es un sistema todo en uno para administrar tu negocio en República Dominicana. Funciona sin internet (offline-first) y sincroniza automáticamente cuando te conectas.

¿Qué puedes hacer?

✅ Vender productos rápido (POS)

✅ Controlar tu inventario

✅ Llevar caja diaria (abrir/cerrar)

✅ Registrar fiados y créditos

✅ Gestionar préstamos

✅ Controlar gastos

✅ Agendar citas

✅ Facturar con NCF (DGII)

✅ Ver reportes de ventas y finanzas

✅ Gestionar empleados

✅ Todo funciona sin internet

¿Dónde funciona?

2.1 Recibir invitación

Para usar AdministraRD necesitas un código de invitación que te dará el equipo de AdministraRD o tu administrador.

1. Abre el enlace que te enviaron
2. Verás una pantalla "Activar mi Negocio"
3. Ingresa tu código de invitación
4. Elige un nombre para tu negocio
5. Crea un PIN de acceso (mínimo 6 caracteres, máximo 20, puede incluir letras y números)
6. ¡Listo! Tu negocio está activado

💡 Plan Trial incluido: Al activar tu negocio en modo Trial, tienes acceso a los módulos de POS, Inventario, Gastos y Clientes para empezar a operar de inmediato.

2.2 Tu PIN de acceso

El PIN es como la llave de tu negocio. Lo usarás cada vez que entres.

Reglas del PIN:

• Mínimo 6 caracteres (ej: "ABC123", "MiPin99", "123456")
• Máximo 20 caracteres
• Puede tener letras (mayúsculas y minúsculas) y números
• No uses caracteres especiales como @, #, $, espacios
• Guárdalo bien, no lo olvides

¿Olvidaste tu PIN?

• En la pantalla de inicio hay un botón "¿Olvidaste tu PIN?"
• Te pedirá tu código de recuperación (se te mostró al activar tu negocio, ¡guárdalo!)
• Si no tienes el código de recuperación, contacta al administrador para que reinicie tu PIN

2.3 Iniciar sesión

1. Abre AdministraRD
2. Ingresa tu PIN
3. Toca "Entrar"
4. Llegarás al Panel Principal

2.4 Instalar como app en tu celular

En Android (Chrome):

1. Abre AdministraRD en Chrome
2. Toca el menú ⋮ (tres puntos)
3. Toca "Instalar app" o "Agregar a pantalla de inicio"
4. Confirma la instalación

En iPhone (Safari):

1. Abre AdministraRD en Safari
2. Toca el botón de compartir 📤
3. Desplázate y toca "Agregar a pantalla de inicio"
4. Toca "Agregar"

El dashboard es la pantalla de inicio que ves al entrar. Te muestra un resumen de tu negocio.

¿Qué ves en el Dashboard?

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  🏪 Mi Negocio        Estado: ✅ Online      │
│  Hola, Administrador                        │
│  Caja Hoy: RD$ 15,000    Utilidad: +RD$ 500 │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  🔴 Radar de Alertas                        │
│  ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐          │
│  │ 3 Pagos │ │ Stock  │ │ Gastos │          │
│  │Vencidos │ │ Bajo   │ │  Hoy   │          │
│  └────────┘ └────────┘ └────────┘          │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  ⚡ Acciones Rápidas                        │
│  [Nueva Venta] [Agregar Producto]          │
│  [Abrir Caja] [Registrar Gasto]            │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  📊 Actividad Reciente                      │
│  • Venta ABC1 - 3 productos - RD$ 1,200    │
│  • Abono de Juan - RD$ 500                  │
│  • Gasto - Luz eléctrica - RD$ 2,000        │
└─────────────────────────────────────────────┘

Barra de navegación inferior

En la parte de abajo siempre ves:

Encabezado superior

En la parte de arriba ves:

• 🔄 Indicador de sincronización: Muestra si los datos están al día
• 🌓 Tema: Cambia entre modo claro y oscuro
• 👤 Mi cuenta: Cambiar PIN, cerrar sesión

El POS es donde cobras a los clientes. Está diseñado para ser rápido.

Cómo hacer una venta

1. Busca el producto ────→ Escribe el nombre o código de barras
2. Toca el producto ─────→ Se agrega al carrito
3. Ajusta cantidad ──────→ Toca + o - en el carrito
4. Toca "Cobrar" ────────→ Elige método de pago
5. ¡Listo! ──────────────→ Se genera el ticket

Métodos de pago

¿Qué más puedes hacer en POS?

• Buscar rápido: Escribe cualquier parte del nombre del producto
• Escanear código de barras: Usa la cámara de tu celular
• Quitar productos: Toca el producto en el carrito y elige "Quitar"
• Ver total: El carrito muestra el total acumulado

El inventario es donde controlas tus productos.

Agregar un producto

1. Ve a Inventario desde el menú inferior
2. Toca "Nuevo Producto" (botón verde)
3. Llena los datos:

Funciones del inventario

• Buscar productos: Por nombre o código
• Filtrar por categoría: Ve solo una categoría
• Productos con stock bajo: Se marcan en rojo
• Ajustar stock: Cuando compras más o encuentras diferencias
• Productos con lotes: Para productos que vencen (ej: alimentos, medicinas)
• Imprimir etiquetas: Con código de barras y precio

Productos con precio por segmento

Si vendes el mismo producto a diferentes precios (ej: precio al público, precio por mayors), puedes configurar precios por segmento en cada producto.

La caja te ayuda a controlar el dinero que entra y sale.

Abrir la caja

Cada día que trabajes:

1. Ve a Caja
2. Toca "Abrir Caja"
3. Ingresa cuánto dinero tienes al iniciar el día (ej: RD$ 500 para vuelto)
4. La caja queda abierta

Durante el día

• Las ventas del POS se registran automáticamente
• Los gastos que registres descuentan de la caja
• Los ingresos extras (ej: cobro de préstamos) se suman
• Puedes ver el saldo actual en cualquier momento

Cerrar la caja

Al terminar el día:

1. Toca "Cerrar Caja"
2. Cuenta el dinero real que tienes
3. Ingresa el monto
4. El sistema compara: lo que debería haber vs lo que realmente hay
5. Si hay diferencia, la registra automáticamente

Historial de cierres

Puedes ver todos los cierres de días anteriores para llevar control.

El módulo de créditos te permite vender fiado y llevar la cuenta de quién te debe.

Registrar un cliente para fiado

1. Ve a Clientes
2. Toca "Nuevo Cliente"
3. Ingresa nombre y teléfono (opcional: RNC si facturas)
4. El cliente queda registrado

Hacer un fiado (desde POS)

1. En el POS, selecciona productos
2. Al cobrar, elige "Fiado"
3. Selecciona el cliente
4. La venta se registra como deuda

Hacer un fiado directo

1. Ve a Créditos / Fiado
2. Toca "Nuevo Fiado"
3. Selecciona el cliente
4. Ingresa el monto y descripción
5. Se registra la deuda

Registrar un abono

1. Ve a Créditos / Fiado
2. Busca al cliente
3. Toca "Abonar"
4. Ingresa el monto que pagó
5. La deuda se reduce

Este módulo es para negocios que prestan dinero con intereses.

Crear un préstamo

1. Ve a Préstamos
2. Toca "Nuevo Préstamo"
3. Configura:

1. El simulador te muestra el plan de pagos
2. Confirma y el préstamo queda activo

Cobrar cuotas

1. Ve a Préstamos
2. Busca el préstamo activo
3. Toca "Cobrar Cuota"
4. El sistema calcula cuánto debe pagar
5. Registra el pago

¿Qué más?

• Ver estado: Sabes qué préstamos están al día y cuáles atrasados
• Simular: Antes de aprobar, simula cuánto pagará el cliente

Registra todos los gastos de tu negocio: luz, agua, alquiler, compras, etc.

Registrar un gasto

1. Ve a Gastos
2. Toca "Nuevo Gasto"
3. Ingresa:

• Monto: Cuánto pagaste
• Descripción: En qué se gastó (ej: "Luz eléctrica")
• Categoría: Ej: Servicios, Compras, Alquiler

1. Guarda

Registrar un ingreso extra

Si recibes dinero que no es de una venta (ej: un préstamo que te pagaron, un ingreso extra):

1. Ve a Gastos
2. Toca "Nuevo Ingreso"
3. Ingresa monto y descripción

Este módulo es para negocios que ofrecen servicios: peluquerías, talleres, clínicas, etc.

Crear un servicio

1. Ve a Servicios
2. Toca "Nuevo Servicio"
3. Ingresa:

• Nombre: Ej: "Corte de cabello caballero"
• Precio: Cuánto cobras
• Duración: Cuántos minutos toma

1. Guarda

Gestionar órdenes de servicio

1. Ve a Servicios
2. Toca "Tablero de Órdenes"
3. Ves las órdenes organizadas por estado:

• 📋 Pendientes
• 🔧 En Proceso
• ✅ Completadas
• ❌ Canceladas

1. Puedes arrastrar órdenes entre columnas para cambiar su estado

Reserva pública

Si activas la reserva pública:

1. Tus clientes pueden reservar servicios desde un enlace que compartes
2. Ellos eligen el servicio, fecha y hora
3. La cita aparece automáticamente en tu agenda
4. No necesitan registrarse ni crear cuenta

Agendar una cita

1. Ve a Citas
2. Elige la fecha en el calendario
3. Toca el horario disponible
4. Selecciona el cliente y el servicio
5. Guarda

Ver citas del día

1. Ve a Citas
2. Ves una línea de tiempo con todas las citas ordenadas por hora
3. Puedes cambiar el estado: Confirmada, Completada, Cancelada

Registrar un proveedor

1. Ve a Proveedores
2. Toca "Nuevo Proveedor"
3. Ingresa nombre, teléfono, contacto
4. Guarda

Crear orden de compra

1. Ve a Proveedores → Órdenes de Compra
2. Toca "Nueva Orden"
3. Selecciona el proveedor
4. Agrega productos y cantidades
5. El sistema registra el costo unitario
6. Guarda la orden

Recibir orden

Cuando llegue la mercancía:

1. Abre la orden
2. Toca "Recibir"
3. El inventario se actualiza automáticamente

Crear un envío

1. Ve a Delivery
2. Toca "Nuevo Envío"
3. Ingresa:

• Cliente y dirección
• Productos del pedido
• Costo de envío

1. Guarda

Dar seguimiento

Puedes ver el estado de cada envío: Pendiente, En Camino, Entregado.

Generar una factura

Las facturas se generan desde el POS al momento de la venta:

1. En POS, selecciona productos
2. Al cobrar, elige "Facturar"
3. Si tienes fiscal activo, se genera con NCF (Comprobante Fiscal)
4. La factura se puede imprimir o enviar

Ver facturas

1. Ve a Facturación
2. Ves todas las facturas generadas
3. Puedes filtrar por fecha, cliente o tipo de comprobante

Este módulo es para negocios que facturan electrónicamente según la DGII.

Configurar NCF

1. Ve a Fiscal
2. Configura tus secuencias de NCF (Comprobantes Fiscales)
3. Cada tipo de comprobante tiene su numeración:

Reportes fiscales

• Libro de Ventas: Todas las ventas con NCF
• Libro de Compras: Compras con NCF de proveedores
• Reportes mensuales: Para presentar a la DGII

Los reportes te ayudan a entender cómo va tu negocio.

Reporte de Ventas

• Total de ventas del período
• Ticket promedio
• Productos más vendidos
• Ganancia bruta y margen

Reporte de Inventario

• Valor total del inventario
• Productos con stock bajo
• Productos agotados
• Rentabilidad por categoría

Reporte Financiero

• Balance neto
• Total de ingresos
• Total de gastos
• Distribución por método de pago

Reporte de Red (sucursales)

Si tienes varios negocios vinculados:

• Dashboard consolidado
• Inventario de todas las sucursales en un solo lugar

El Libro Diario muestra todo lo que pasó en el día en un solo lugar:

• Ventas realizadas
• Gastos registrados
• Movimientos de caja
• Abonos y pagos

Es útil para cerrar el día y asegurarte de que todo está en orden.

Centro Legal

1. Ve a Centro Legal / Legal desde el menú
2. Encontrarás:

• Términos y Condiciones: Reglas de uso del sistema
• Política de Privacidad: Cómo manejamos tus datos
• Política de Reembolso: Condiciones para cancelaciones y devoluciones

Configuración del negocio

1. Ve a Configuración
2. Puedes cambiar:

• Nombre del negocio
• PIN de acceso
• Moneda (RD$ por defecto)

Empleados

1. Ve a Configuración → Empleados
2. Para agregar un empleado:

• Toca "Nuevo Empleado"
• Ingresa nombre
• Elige rol (Administrador, Vendedor, etc.)
• El sistema genera un PIN automáticamente

1. Cada empleado usa su propio PIN para entrar

Roles y permisos

Perfil público

Puedes crear un enlace público para que tus clientes:

• Vean tu catálogo de servicios
• Agenden citas online
• Sin necesidad de registrarse

¿Qué pasa si me quedo sin internet?

✅ No pasa nada. AdministraRD sigue funcionando sin internet.

✅ Puedes vender, registrar gastos, crear productos, TODO.

✅ Cuando vuelvas a tener conexión, los datos se sincronizan automáticamente.

✅ Es como tener tu propio servidor en el celular.

¿Cuánto tiempo puedo estar sin conexión?

Depende de la configuración de tu plan, pero generalmente:

• Días de operación offline: 7 días después de vencer la licencia
• Sesión offline: Hasta 8 horas sin pedirte PIN de nuevo

¿Mis datos están seguros?

✅ Tus datos se guardan en tu dispositivo (IndexedDB) y en el servidor (CouchDB).

✅ La comunicación está encriptada.

✅ Todo está protegido con PIN y JWT.

✅ Puedes hacer backups manuales desde Configuración.

¿Puedo usar AdministraRD en varios dispositivos?

Sí. Puedes tener el mismo negocio en:

• Tu celular
• Una tablet en el negocio
• Una computadora

Todos los dispositivos se sincronizan automáticamente cuando se conectan.

¿Cómo recupero mi PIN si lo olvido?

1. En la pantalla de inicio, toca "¿Olvidaste tu PIN?"
2. Ingresa tu código de recuperación (se te mostró al activar tu negocio)
3. Crea un nuevo PIN

¿No tienes el código de recuperación? Contacta al administrador del sistema.

¿Qué hago si el super admin reinicia mi PIN?

1. Te darán un PIN temporal. En activación/trial nuevo el PIN es numérico de 6+ dígitos; si el PIN fue restablecido por soporte o creado para un empleado, puede ser alfanumérico de 6 caracteres.
2. Entra con ese PIN
3. El sistema te obligará a crear un PIN nuevo
4. Elige un PIN que recuerdes

¿Cómo cierro sesión?

1. Toca el icono 👤 (usuario) en la esquina superior derecha
2. Toca "Cerrar Sesión"
3. Confirma

¿Qué significa el indicador de sincronización?

¿Cómo instalo la app en mi celular?

Android: Chrome → Menú ⋮ → "Instalar app"

iPhone: Safari → Compartir 📤 → "Agregar a pantalla de inicio"

📌 ¿Más dudas? Contacta al equipo de AdministraRD para recibir capacitación personalizada.